Tre strategie per gestire al meglio qualsiasi trattativa

Tre strategie per gestire al meglio qualsiasi trattativa. Quali sono?

 

Prima di scoprirle, chiariamo alcuni concetti chiave. Nello specifico: che cos’è una trattativa e qual è la differenza tra strategia e tattica.

 

Andiamo per ordine.

La tattica è sapere cosa fare quando si ha qualcosa da fare; la strategia è sapere cosa fare quando non si ha niente da fare.

Xavier Tartakower

Per trattativa o negoziazione si intende un processo di interazione tra due o più persone in cui obiettivi, interessi, punti di vista diversi ma non necessariamente contrastanti convergono per raggiungere un punto di incontro: l’accordo.

 

Di seguito vedremo i passi da seguire per concludere un accordo in cui le parti coinvolte raggiungono, tutte, gli obiettivi inizialmente prefissati. Parliamo in questo caso di una trattativa win-win (espressione inglese dal significato vincere-vincere), affrontata quindi nello spirito di io vinco-tu vinci-noi, tutti, vinciamo.

 

La sottile differenza tra strategia e tattica

La strategia è il piano di azione usato per raggiungere un obiettivo.

 

La tattica è l’insieme dei metodi utilizzati per conseguirlo.

 

In altre parole: la strategia è ciò che abbiamo in mente per centrare il nostro obiettivo, mentre la tattica rappresenta le azioni concrete che realizziamo per raggiungerlo.

La tattica è quella che metti in atto per passare una buona serata con il tuo ragazzo. La strategia è quella che metti in atto per convincerlo a sposarti.

Anonimo

Puoi approfondire la differenza tra i due concetti carichi di una cultura diversa nell’Occidente rispetto all’Oriente leggendo questo interessante articolo pubblicato dal Dipartimento di Matematica dell’Università di Palermo.

 

Torniamo a noi e vediamo come condurre una trattativa in cui le parti coinvolte possano portarsi a casa un buon risultato.

 

Parole efficaci per gestire la trattativa

Quando? PRIMA dell’inizio della trattativa.

 

Che cosa? Strategia: Apri con stile.

 

Come, nel concreto? Tattica 1: Intelligence.

 

L’informazione è potere e il potere è fondamentale in una negoziazione. Per questo motivo, al tavolo della trattativa meglio sedersi con un buon bagaglio di informazioni su chi, come e perché partecipi alle discussioni.

 

Raccogli in anticipo e analizza le informazioni legate all’oggetto della trattativa e alle parti coinvolte. Le fonti da cui estrapolare dati e varie informazioni abbondano online. Poi, una sbirciatina alla tua rubrica di contatti per approfondire con chi sai tu qualche dettaglio in più, se necessario.

 

Incrocia i dati da più fonti: i motori di ricerca (Google, Bing, DuckDuckGo, Startpage) le varie reti sociali, Wikipedia, in italiano e non solo. E ancora: Quora, Redwrite, Feedly, enciclopedie varie, negozi on line e piattaforme di crowdsourcing. Sono solo alcuni esempi di luoghi virtuali dove puoi trovare info su persone e prodotti e approfondire argomenti legati all’oggetto della trattativa.

 

Il tempo è spesso tirano: Fiverr, Freelancer, Upwork te ne possono far risparmiare parecchio in questa parte fondamentale della ricerca. In cambio di un equo prezzo puoi ottenere ottimi risultati. Personalmente le ho provate tutte e tre, in diverse occasioni, e ho incontrato solo persone affidabili.

 

In poche parole e buone: profila le parti coinvolte e l’oggetto della trattativa. Metti a fuoco, quando possibile, intenzioni, aspirazioni e aspettative. Qualche dettaglio del passato, del presente e del futuro. Molto di quest’ultimo si può scoprire scrutando attentamente il primo. Fai, in altre parole, un buon lavoro di intelligence.

 

Più informazioni avrai a disposizione, maggiore sarà la capacità di individuare obiettivi, interessi e punti di vista veicolati dalla controparte durante la trattativa. A cui, naturalmente, puoi aggiungere – e lo sai solo tu –  i punti di forza e le criticità che possano emergere dalle ricerche effettuate.

 

Come, nel concreto? Tattica 2: BATNA.

 

Non mi riferisco alla città algerina dove regna la tranquillità e dove anche tu vorresti oziare al meno per un paio di settimane far from the madding crowd. Eh, no, …

 

Rimani qui con me e continua a leggere, così una trattativa di successo non avrà più segreti per te.

 

Dicevo: BATNA. In questo preciso caso è l’acronimo di Best Alternative to a Negotiation Agreement che in italiano significa: miglior alternativa all’accordo negoziato. È una tattica molto diffusa tra i negoziatori di lunga data.

 

Quindi: non sederti al tavolo della trattativa senza una precisa tua BATNA.

 

Una promozione? Un aumento salariale? L’acquisto del prossimo divano? La nuova tinta dei muri domestici? Il mutuo per la casa? La vendita o l’acquisto di un’azienda? Chiunque sia la controporte e qualsiasi cosa sia l’oggetto della trattativa preparati il tuo piano B: una valida alternativa all’accordo negoziato.

 

Anche in questo caso, fai buon uso del grande fratello & amico Google, e di tutti gli altri strumenti che ti ho elencato prima. Alla tua fidata rete di contatti e all’eventuale rilettura dei precedenti scambi di e-mail tra te e le altri parti coinvolte.

 

Non c’è una seconda occasione per fare una buona prima impressione, quindi la prossima trattativa, affrontala così: con un cospicuo bagaglio di informazioni e un valido piano B.

 

È la strada maestra per valorizzare: autorevolezza, fiducia e credibilità.

 

Anche la tua forza contrattuale ne trarrà beneficio. In un secondo momento, durante la negoziazione. A condizione che il potere acquisito prima, con le ricerche effettuate, venga usato nella giusta dose: né troppo, né troppo poco.

Quando? DURANTE la trattativa.

 

Che cosa? Strategia: Raggiungi un buon risultato.

 

Come, nel concreto? Tattica 1: Vai sul personale.

 

Apriti e lascia entrare la controparte nel tuo universo. Parla dell’ultimo libro letto, ad esempio, nomina una tua passione o come ti sei sentito al rientro dall’ultimo viaggio.

 

È un passo deciso verso una proficua trattativa io vinco-tu vinci-noi, tutti, vinciamo. Questa onesta apertura funziona da rompighiaccio discorsivo e indurrà le parti coinvolte a una maggiore disponibilità verso il raggiungimento dell’accordo.

 

È anche un modo sottile ed elegante per contraddire un’idea della negoziazione che, nella cultura occidentale, ha una brutta fama.

 

Spesso ci sediamo al tavolo della trattativa in modalità combattimento. Ci deve essere un solo vincitore, quindi … pronti a mostrare i muscoli. Metaforicamente parlando.

 

Tuttavia, il migliore risultato è quello che soddisfa tutte le parti coinvolte. In questo, la cultura orientale ci insegna: più siamo cooperativi, maggiore è la soddisfazione che traiamo in chiusura della trattativa. È, appunto, la visione io vinco-tu vinci-noi, tutti, vinciamo della contrattazione.

 

Suggerimenti:

• sii paziente e mostra che l’ascolto non è un’arte in via di estinzione
• allena il pensiero strategico (ti piacciono gli scacchi, vero?)
• sii pragmatico, persegui gli obiettivi prefissati
• sii tenace, metti a fuoco i tuoi interessi
• tratta con diplomazia, evita di urtare la sensibilità della controparte
• preparati tabelle, dati e diagrammi, ti aiuteranno a sostenere i tuoi argomenti
• ricordati che la stessa cosa si può dire in modi diversi, esprimiti in maniera chiara, concisa e coinvolgente

Autorevolezza, fiducia e credibilità ne trarranno beneficio.

 

Come, nel concreto? Tattica 2: Fai un’offerta, per primo.

 

Anche se molti dicono il contrario, fai un’offerta, per primo: condiziona fortemente l’esito della trattativa, grazie all’ancoraggio, un noto concetto in psicologia.

 

Funziona così: la prima offerta può condizionare il prezzo finale perché la controparte tende a concentrarsi sui termini della tua proposta. Sulla questione si sofferma un articolo dal titolo Quando fare la prima offerta nelle trattative (in inglese) pubblicato dalla Harvard Business School di Boston.

 

In tutte le trattative c’è un margine di negoziazione che varia mediamente tra il 5 e il 15%. Pertanto, se vuoi ottenere 100 chiedi per prima 115, altrimenti ci sono alte probabilità che la controparte ti faccia una prima proposta di 85 per voler poi chiudere più o meno a metà tra 85 e 100, qualcosa come 92/95.

 

Lo dico sempre ai mie juniors: non accettate nulla senza una trattativa. Nemmeno la proposta di menù che faccio per la cena. Se volete che vi prepari qualcosa in particolare, ditemelo voi, per prima. Funziona 🙂

 

Come, nel concreto? Tattica 3: Stringi la mano.

 

Sei stato onesto e collaborativo. Attento e flessibile. Pragmatico e tenace. Chiaro, conciso e coinvolgente. Hai fatto la prima offerta.

 

Hai anche scelto una giornata con sole per la trattativa, hai mangiato un boccone insieme alla controparte e bevuto un bicchierino sapendo che socializzare in una bella giornata di sole influisce positivamente l’umore, tuo e della controparte.

Ora è arrivato il momento di stringere la mano. E chiudere con stile, come in apertura.

 

Quando? DOPO la trattativa.

 

Che cosa? Strategia: Chiudi con (altrettanto) stile.

 

Come, nel concreto? Tattica 1: Follow up.

 

Verba volant, scripta manent. Le parole volano, gli scritti rimangono. È, quindi, buona pratica mettere per iscritto i termini della contrattazione.

 

L’e-mail è lo strumento più adatto in questa fase della trattativa: puoi inserire un riassunto dei termini dell’accordo, in attesa della sua forma finale.

 

Poi, la firma. E, infine, un sincero ringraziamento alla controparte: è stato un onore e un privilegio sedersi allo stesso tavolo. Della trattativa.

 

Come, nel concreto? Tattica 2: Complimenti.

 

Ottenere un vantaggio materiale in seguito alla trattativa intercorsa è l’interesse di ciascuna parte coinvolta.

 

Se a casa si tratta per l’acquisto del nuovo divano, marito e moglie forse non sempre si troveranno in pieno accordo.

Lei: sai, io avrei preferito quel colore …

Lui: io avrei preferito quel modello … 

Alla fine però brindano e si congratulano ugualmente per come hanno portato avanti il negoziato. Il rapporto ne trae beneficio. E ci saranno buone probabilità per un secondo acquisto. Di mobili, sempre dopo una intensa trattativa 😉

 

L’acquisto di un’azienda a un prezzo conveniente è di per sé un affare gratificante. Cosa puoi fare di più?

 

Congratulati con la controparte per come sia andata la trattativa. Ne sarà lusingata e più propensa a fare affari con te anche in futuro.

 

Conclusioni

La trattativa è una delle più frequenti attività nella nostra quotidianità. In varie forme e diversi livelli, trattiamo a casa, a scuola e in azienda. La posta in gioco è l’accordo. Mai scontato.

 

Segui questa scaletta nella prossima trattativa che intavolerai e fammi sapere com’è andata. Per facilitarti ti ho aggiunto qui sotto lo schema che riassume i passi da seguire per condurre una proficua trattativa e raggiungere un buon accordo nell’ottica io vinco-tu vinci-noi, tutti, vinciamo.

 

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Ti auguro buoni affari e vantaggiose trattative.

 

Lucian

 

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