Ottimizzare il tempo: cinque azioni efficaci

Il tempo? Se non me lo chiedi so cos’è. Ma se me lo chiedi non lo so più.

Sant’Agostino

In un mondo megaconnesso e megacomplesso, rimanerci padroni del proprio tempo è un’ardua impresa. Uno dei lamenti che sento (troppo) spesso è Non ho (mai) tempo per … (inserire l’attività che si vorrebbe fare). Poi ci sono i cugini Mi manca il tempo per …, Avessi il tempo per … Vorrei avere più tempo per … Sono espressioni tipiche degli affetti di lamentosite, quella malattia che provoca scontento e rassegnazione in coloro che le pronuncia e forte prurito all’orecchio di chi le ascolta. È una malattia diffusa, segno della contemporanea quotidianità straconnessa in cui per fare ciò che ci proponiamo di fare abbiamo poco tempo o non ce l’abbiamo affatto.

È come se fosse andata in fumo la nostra capacità di gestire il proprio tempo sotto la pressione generata dai numerosi canali di informazione a cui abbiamo accesso. La molteplicità dei messaggi che ci raggiungono quotidianamente è concepita per indurre un senso di urgenza, un senso di sei un pirla se te lo fai perdere. Così sono ad esempio le offerte in esclusiva per te da cogliere al volo entro … che pendono su immensi cartelloni nei supermarket, sulle vetrine dei piccoli e dei grandi negozi. O le imperdibili proposte di qualsiasi cosa al prezzo speciale di … che intasano le nostre caselle e-mail.

Di fronte a quest’urgenza di fare, scoprire, esplorare, correre, comprare e non perdere è facile prendersela con quella risorsa così liquida e sfuggente che chiamiamo tempo.

Non faccio eccezione. Anche perché nella gestione di RhetoFan| Palestra delle Parole vorrei spesso che le giornate avessero ben più di 24 ore.

Cosa non del tutto impossibile, a pensarci bene. A condizione di voler mettere fine all’emorragia di tempo di cui (troppo) spesso ci lamentiamo. E a condizione di voler considerare il tuo tempo un gioco …a due livelli: il primo livello riguarda la consapevolezza e il secondo la sua gestione effettiva. Tieni bene a mente che l’ordine è proprio questo, non puoi invertire i livelli.

Il primo livello relativo alla consapevolezza comprende tre punti fondamentali:

1. Il tempo è l’unica risorsa limitata e irrepetibile di cui disponiamo nella produzione dell’unico bene che veramente conta: la propria vita
2. Per fare qualsiasi cosa in qualsiasi ambito è importante sapere non solo CHE COSA vuoi fare, ma anche il tempo che vuoi, puoi e soprattutto SAI impiegare in una determinata attività
3. Devi individuare come e dove sprechi il tuo tempo

Sono questi i tre punti che ho dovuto fissarmi bene nella mente quando ho deciso che non volevo più andare avanti a suon di lamenti per la mancanza di tempo. Mostrare scontento o rassegnazione di fronte a un’entità che comunque scorre è da sciocchi, mi son’ detto. Meglio rimboccarsi le maniche e darsi da fare per imparare un paio di tecniche pratiche per ottimizzare il proprio tempo.

Passiamo al secondo livello che riguarda la sua gestione effettiva e comprende due punti:

1. analizzare il tempo delle attività quotidiane
2. amministrare meglio il tempo a disposizione

Per analizzare il tempo impiegato nelle mie attività quotidiane ho usato un foglio Excel su cui ho inserito tutto ciò che mi occupa la giornata. Così, ad esempio, ho inserito il tempo impiegato per la preparazione della colazione, per lo sport, il tempo che dedico alla lettura, alla spesa, alla ricerca, alla preparazione e alla stesura degli articoli settimanali, alle attività ludiche in famiglia ecc.  Poi le ho monitorate per un mese, periodo indicativo e sufficiente per identificare sprechi e apportare gli aggiustamenti necessari.

Verba volant scripta manent e questo è stato un modo per far emergere importanti differenze tra quello che credevo facessi e quello che davvero facevo. Un esempio per tutti: cambiare l’orario in cui andavo a fare la spesa mi ha fatto guadagnare in media 30 minuti che ho potuto impiegare in attività decisamente più interessanti. Ne ero consapevole prima di rendere il tempo un gioco? No, non lo ero. Un altro esempio: vuoi che ti parli dell’app di Zucky? Ecco, se ti senti risucchiato nel vortice del feed facebookiano, prova a installarti News Feed Eradicator for Facebook e dopo ne riparliamo. Va bene anche come sperimento, per meglio capire il tuo livello di socialdipendenza.

Comunque, ad amministrare il tempo, non è che siamo tanto bravi, ammettiamolo. Diverse ricerche hanno dimostrato la nostra incapacità nel percepire correttamente il tempo in condizioni fuori dal normale. Ad esempio, se non percepiamo l’alternanza luce – oscurità perdiamo presto la cognizione del tempo. Anche al buio o in un locale fortemente illuminato difficilmente ci riesce a stimare lo scorrere implacabile del tempo.

Non bisogna quindi affidarsi alla memoria quando si tratta di tracciare il modo in cui trascorriamo le nostre giornate. La memoria è sempre un compagno di squadra e di viaggio molto cortese, ma poco affidabile. Meglio mettere mano su un diario o su un foglio Excel a tracciare, attività per attività, il tempo necessario per il loro svolgimento.

Due livelli e cinque punti, dunque, per imparare ad amministrare meglio il tempo delle mie giornate. E per prendere atto che non sempre ciò che pensavo facessi corrispondeva a ciò che realmente facevo.

Dopo aver acquisito maggiore consapevolezza con l’aiuto del primo livello e i suoi relativi tre punti, ho cominciato a cercare i migliori strumenti online per la gestione efficace del tempo. Ce ne sono, anche troppi. Qui, ad esempio, c’è il link a un articolo attuale, anche se non proprio recente, di un rispettabile blog che seguo da tempo. Ne trovi diverse app per la gestione del tempo. Personalmente ho provato la tecnica del pomodoro e il toggl tracker. Poi sono tornato al timer del mio smartphone e al mio buon vecchio metodo offline: 50 minuti lavoro + 10 di pausa. Che a volte alterno a slot di 30 minuti di lavoro intenso + 5 minuti di pausa. La scelta dipende dal tipo di lavoro, dalla concentrazione richiesta, da quanto sono riposato (o stanco), dal momento della giornata (mattina, pomeriggio o, più raramente, sera).

Non limitarti a segnare il tempo; usa il tempo per lasciare il tuo segno.

Harvey B. Mackay

La gestione del tempo è indubbiamente una cosa molto intima: ognuno può trovare il metodo che più si addice alla sua personalità e alle sue attività quotidiane. Tuttavia, un principio si applica a tutti: l’efficacia personale aumenta all’aumento di blocchi continui e ininterrotti di tempo a disposizione. Disporre di tempo a pezzi e bocconi non basterà anche se le ore risultano moltissime. Le grosse fette sono decisamente meglio delle briciole di tempo.

Sia chiaro, tutto richiede tempo. Tutto si svolge nel tempo e consuma tempo. Ma teniamo a mente che il tempo è una risorsa limitata, impossibile da affittare, noleggiare, comprare o immagazzinare. Il tempo è interamente deperibile e assolutamente insostituibile.

La differenza tra uso e spreco è ciò che fa la differenza. Nella vita di tutti i giorni, a casa, a scuola e in azienda. Per questo motivo, meglio avere tenera cura di questa inestimabile risorsa.

Faccio il punto con un breve riassunto.

Prova a guardare il tuo tempo come un gioco, un gioco a due livelli:

• Primo livello, consapevolezza del tempo: è una risorsa limitata e irrepetibile, per evitare di sprecarla impara come (meglio) impiegarla
• Secondo livello, gestione del tempo: analizzare le proprie attività quotidiane per amministrare meglio il tempo a tua disposizione

Se guardi bene nelle tue giornate, scommetto che ne vedrai di attività mangiatempo, che sostituite o modificate potranno incrementare la quantità di tempo a tua disposizione, da impiegare nelle attività che ti interessano veramente.

Cinque azioni concrete per aggiungere più tempo alla tua vita

Mediamente puoi guadagnare tra 5 e 10 ore a settimana, mettendo in atto le seguenti cinque azioni anti mangiatempo. Nulla di trascendentale, sono azioni che voglio condividere con te dopo averle testate in prima persona:

1. gestisci le attività di ordinaria amministrazione via online: bollette, bonifici ecc. (tempo guadagnato: 1-2 ore a settimana)
2. fai la spesa in orario di pausa pranzo (1-2 ore/settimana e anche di più se mettiamo in conto gli orari di punta quando i supermercati gremiscono di persone)
3. se proprio devi, vai alle Poste 10 minuti prima della chiusura o in orario pranzo (30 minuti-1 ora a settimana)
4. riduci il numero di connessioni al mondo virtuale: TV, Internet, videogiochi (15 – 30 minuti al giorno fanno 2 – 4 ore a settimana)
5. limita le conversazioni telefoniche e aumenta le conversazioni tête-à-tête (dipende dal proprio livello di loquacità: 10 – 20 minuti al giorno fanno 1 – 2 ore a settimana)

Più nello specifico: se c’è un’attività che non porta alcun valore aggiunto alla tua giornata, cerca di eliminarla. Se c’è un’attività che qualcun’altro riesce a farla meglio di te, lascia fare.

Prendere consapevolezza, analizzare e controllare l’amministrazione del mio tempo mi ha permesso di organizzarmi e gestire meglio le attività quotidiane personali e professionali.

Concludo con le parole di Peter Drucker, il padre del management mondiale che alla gestione del tempo ha dedicato gran parte della sua carriera:

L’applicazione dell’antico detto «conosci te stesso» è una difficoltà quasi insormontabile per i comuni mortali, ma chiunque può seguire il comandamento «conosci il tuo tempo» sempre che lo voglia per trovarsi così a buon punto verso la realizzazione dei risultati desiderati e il conseguimento dell’efficacia.

Il tempo, come dicevo all’inizio dell’articolo è una risorsa scarsa. Se non lo si amministra a dovere diventa impossibile crescere.

E tu, che strategie usi per ottimizzare il tuo tempo? Condividile con un commento, qui, sotto.

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